<-- До розділу СТОРІНКА МАЙБУТНІХ ДЕРЖСЛУЖБОВЦІВ

Міністерство освіти і науки України

Чернігівський державний технологічний університет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольна робота

 

Змістовний модуль 2

 

"Формування навичок ефективного виконання державними службовцями посадових обов'язків"

 

Варіант-1

 

 

 

 

Виконав студент

групи ЗДСВ-052

Anodonta.com.ua

 

 

Перевірив доцент

канд. екон. наук

Мурашко М.І.

 

 

 

Чернігів 2006

 

 

 

 

Контрольна робота №2

 

Змістовний модуль 2

 

"Формування навичок ефективного виконання державними службовцями посадових обов'язків"

 

Варіант-1

 

 

1). Підготуйте слідуючі теоретичні питання:

1.1. Види планів.

1.2. Ефективність використання часу.

 

2). Розробити слідуючі документи:

1. Підготувати квартальний план роботи райдержадміністрації.

 

 

 

Планування - це процес визначення цілей, які підприємство передбачає досягти за певний період, а також засобів, шляхів та умов їх досягнення.

Воно об’єднує структурні підрозділи підприємства загальною метою, надає усім процесам однонаправленість і скоординованість, що дозволяє найбільш повно і ефективно використовувати наявні ресурси, комплексно, якісно і швидко вирішувати різноманітні завдання управління.

 

Види планів:

 

Види планів:
Стратегічний	Тактичний	Оперативний

 

Планування завжди орієнтується на дані минулого, але прагне визначити і контролювати розвиток підприємства в перспективі. Тому надійність планування залежить від точності фактичних показників минулого.

Сучасний темп зміни і збільшення знань є настільки великим, що стратегічне планування являється єдиним засобом формального прогнозування майбутніх проблем і можливостей. Воно забезпечує вищому керівництву засіб створення плану на тривалий термін.

Стратегічне планування дає також основу для ухвалення рішення. Знання того, чого організація хоче досягти, допомагає уточнити найбільше підхожі шляхи дій. Формальне планування сприяє зниженню ризику при ухваленні рішення. Приймаючи обґрунтовані і систематизовані планові рішення, керівництво знижує ризик прийняття неправильного рішення через помилкову або недостовірну інформацію про можливості підприємства або про зовнішню ситуацію.

Планування, оскільки воно служить для формулювання встановлених цілей, допомагає створити єдність загальної цілі усередині організації.

 

Характеристика видів планів:

 

Ознака класифікації	Види планів
	Стратегічний	Тактичний	Оперативний
1. За періодом планування	2-5 років	1 рік	До 3-х місяців
2. За головною метою розробки	Відображає конкретизацію стратегічних цілей діяльності підприємства	Відображає завдання тактичної політики	Забезпечує цілеспрямовану реалізацію конкретних тактичних завдань
3. За передумовами розробки	Прогноз розвитку ринку і оцінка свого економічного потенціалу	Стратегічні цілі і прогноз кон’юнктури ринку	Тактичні цілі і оцінка конкретних задач на споживчому ринку
4. За системою показників, що формуються	Обмежене коло найважливіших показників	Основні показники фінансово-господарської діяльності підприємства	Детальна система показників
5. За методичною основою розробки плану	Екстраполяційне прогнозування, експертні оцінки і багатоваріантні розрахунки	Система основних методів планування (в основному економічно-статистичні і техніко-економічні розрахунки	Конкурентні методики розрахунку і діючі нормативно-інструктивні матеріали

 

Метод планування - це сукупність прийомів і способів вивчення економічних процесів і розробки планових завдань стратегії підприємства. Планування діяльності підприємства здійснюється за допомогою різних методів, класифікація яких відображена в наступній таблиці:

 

 

Класифікація методів планування:

 

Класифікаційні ознаки	Методи планування
Вихідна позиція для розробки плану	ресурсний (за можливостями) цільовий (за потребами)
Принципи визначення планових показників	екстраполяційний інтерполяційний
Спосіб розрахунку планових показників	спробно-статистичний (пересічних показників) чинниковий нормативний
Узгодженість ресурсів та потреб	балансовий матричний
Варіантність розроблювальних планів	одноваріантний (інтуїтивний) поліварійний економіко-математичної оптимізації
Спосіб виконання розрахункових операцій	ручний механізований автоматизований
Форма подання планових показників	табличний лінійно-графічний логіко-структурний (сітьовий)

 

Ресурсний метод планування базується на врахуванні ринкових умов господарювання та наявних ресурсів, застосовується при монопольному становищі підприємства або при слабо розвинутій .

Цільовий метод базується на визначенні потреб ринку в тих чи інших видах товарів, змін споживчого попиту насичення на товари і послуги, використовується в умовах конкурентної боротьби між підприємствами.

Метод екстраполяції на основі динаміки показників в минулому, розробляються припущення, що темпи і пропорції, досягнуті на момент розробки плану будуть збережені в майбутньому. Цей метод використовується на підприємствах, які мають стабільні показники діяльності.

Інтерполятивний метод передбачає зворотній рух - від встановленої мети та відповідного кінцевого значення планових показників з обчисленням проміжних їх величин. Використовується на підприємствах, які мають стабільні показники діяльності.

Спробно-статистичний метод передбачає використання фактичних статистичних даних за попередні роки, середніх величин при встановленні планових показників. Так як інтерполятивний метод, спробно-статистичний метод використовується на підприємствах, які мають стабільні показники діяльності.

Чинниковий метод - планові значення показників визначають на основі розрахунків впливу найважливіших чинників, що обумовлюють зміни цих показників. Застосовується при плануванні ефективності виробництва (визначенні можливих темпів зростання продуктивності праці, зниження витрат, підвищення рентабельності).

Нормативний метод - планові показники розраховуються на основі прогресивних норм використання ресурсів із врахуванням їх змін в результаті впровадження організаційно-технічних заходів у плановому періоді (норми витрат паливно-енергетичних ресурсів, норми амортизаційних відрахувань, норми забезпечення малоцінними і швидкозношуваними предметами, норми виробітку, норми обслуговування і т. д.). Використовується на нормованих ділянках підприємства.

Балансовий метод забезпечує узгодженість при плануванні потреб із необхідними ресурсами для їх задоволення. Метод використовується при розробці балансів для різних видів ресурсів (матеріальні, трудові, фінансові).

Матричний метод являє собою побудову моделей взаємозв’язків між виробничими підрозділами та показниками. Використовується при плануванні багатофакторних моделей.

Існують такі фактори, які впливають на вибір методу планування:

складності визначення показника, що планується і його взаємозв’язків з іншими показниками;

термін планування (довгостроковий, середньостроковий, короткостроковий);

забезпеченість вихідною інформацією з зовнішнього середовища, так і використання внутрішніх факторів підприємства;

матеріали аналізу відповідних показників у передплановому періоді.

При виборі методів планування необхідно враховувати певні вимоги до них:

повинні бути адекватними зовнішнім умовам господарювання, особливостям різних етапів процесу становлення та розвитку ринкових відносин;

повинні найбільш повно враховувати профіль діяльності об’єкта планування та різноманітність в засобах та шляхах досягнення основної підприємницької мети - збільшення прибутку;

відрізнятися в залежності від виду розроблюваного плану.

 

 

1.2. Ефективність використання часу.

 

Для будь-якого управлінця вміння раціонально використовувати свій час є надважливим у зв’язку з тим, що найблискучіші здібності, знання і професійний досвід не стануть йому в нагоді, якщо він буде використовувати їх невчасно.

Управління часом є нічим іншим, як здатністю особи використовувати час для виконання певних завдань саме тоді, коли вони повинні бути виконані згідно з планом.

Мистецтво управління часом є мистецтвом балансу між двома управлінськими обмеженнями, які, з одного боку, вимагають не витрачати часу даремно, а з іншого - використовувати його без надмірного поспіху.

 

Причинами невиправданих втрат часу можуть виступати:

 

- неправильний вибір пріоритетів;

- відволікання уваги та перерви;

- зволікання в прийнятті рішень або намагання уникнути цього;

- непотрібні телефонні розмови;

- неефективні зустрічі і наради;

- випадкові відвідувачі;

- неорганізованість підлеглих;

- погані навики делегування;

- робота із зайвими паперами і т. п.

 

Два шляхи удосконалення вміння управляти власним часом:

 

1. Скориставшись методикою “самофотографії” (послідовною і ретельною фіксацією в часі всіх властивих Вашій посаді дій протягом робочого дня і тижня), провести аналіз основних втрат робочого часу.

Отримана “фотографія” усередненого робочого дня стане основою для використання двох основних інструментів оптимізації використання часу - планування робочого дня і рангування завдань за пріоритетами.

Ретельне планування робочого дня з використанням різноманітних календарів, щоденників, електронних записників, спеціальних програм в персональних комп’ютерах та ін., а також дотримання запланованих термінів виконання різноманітних завдань з часом дасть разючий ефект.

 

2. Встановлення пріоритетних видів діяльності. Цей шлях полягає в тому, щоб витрачати час в першу чергу на ті дії та обов’язки, які є більш значимими для роботи.

Для цього необхідно виробити звичку рангувати за рівнем важливості всі завдання і справи, які повинні бути виконані протягом робочого дня.

Для прикладу: “А” - максимальний ранг важливості для завдань і справ критичного значення;

“Б” - середній ранг важливості, коли справа є важливою, але не настільки, як “А”;

“В” - низький ранг важливості, коли завдання є рутинними, можуть почекати або бути передорученими.

Звикнувши раціонально використовувати власний час, керівник позитивно впливатиме і на використання робочого часу його підлеглими, формуючи у них повагу до ЧАСУ як ресурсу, який невпинно спливає і ніколи не може бути поновленим.

 

Планування часу призводить до підвищення ефективності використання робочого дня. Вважається, що день найкраще починати в один і той самий час, тому що людина - раб своїх звичок. Це забезпечує гарний тонус і дозволяє на ділі реалізовувати принцип "людина - господар роботи, а не робота - господарка людини".

Бажано, щоб керівник починав свій день раніш підлеглих, щоб до їхнього приходу на роботу в нього була можливість уточнити для них завдання і прийняти всі необхідні міри для успішного подолання труднощів. Після цього виконуються найбільше важкі і неприємні справи, а в другій половині дня - легкі. Така послідовність обумовлена не тільки наростанням утоми, але і тим, що після обіду підлеглі, контакти з який у першій половині дня обмежені, звичайно приходять із проханнями про поміч і роз'яснення тих або інших питань. Тому в другій половині краще займатися справами, що не потребують великої зосередженості, наприклад, переглядом пошти, або рішенням проблем, що знову з'явилися з ранку.

Для економії часу в процесі роботи необхідно уникати імпульсивних вчинків і не відриватися по можливості на знову иникаючі проблеми, тому що вони можуть зажадати нових дій. Ці проблеми доцільно зафіксувати, для того щоб повернутися до них пізніше, що дозволить завершити почате, а проблемам "втрястися" і прийняти більш зримі обриси. Фіксація матеріалу необхідна також при раптових перервах роботи, оскільки дозволяє швидше знову зосередитися.

Американський підприємець і теоретик менеджменту Харві Маккея радить тим, хто бажає заощадити час:

- встановити телефон у своєму автомобілі;

- завжди завчасно попереджати про намічені візити;

- лишати машину там, де гарантований вільний виїзд;

- ніколи не робити поїздки, не маючи при собі диктофона, завдяки котрому можна, не відриваючись від руля, диктувати для себе службові записки;

- покласти портативний магнітофон у кишеню піджака, а інший поруч із ліжком;

- завжди мати при собі який-небудь корисний матеріал для читання;

- спробувати весь тиждень читати публікації по бізнесу замість спортивних сторінок і цікавих матеріалів про всяку всячину;

- пройти курс техніки швидкого читання;

- використовувати телефонний автоотвідповідач навіть тоді, коли ви вдома, що дасть можливість позбутися від марних розмов;

- намагатися проводити якнайбільше нарад по телефону замість засідань з особистою участю співробітників;

- завжди просити підлеглихх попередньо коротко викладати рекомендації, а потім заслуховувати обгрунтування;

- слухати магнітофонні записи і радіопередачі з питань бізнесу під час пробіжки або спортивних вправ;

- хвалити підлеглих, що коротко викладають суть справи, і виражати невдоволення співробітниками, що не вміють так поступати;

- уникати тих, хто витрачає час;

- дивитися по телевізору ранкові новини ділового життя.

 

 

2. Розробити слідуючі документи:

 

1. Підготувати квартальний план роботи райдержадміністрації.

 

 

ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

 

1. Желюк Т.Л. Державна служба: Навч. посібник.-К. Вид. "Професіонал", 2005.-576с.

2. Кондратова И. Г. Основи управлінського обліку. 1998 р.

3. Эмерсон Г. Дванадцать принципів продуктивності. 1997

4. Веснін В. Р. Основи менеджменту. 1997

5. Фролов Е.А. Проектування загального менеджменту на промисловому підприємстві. 1997

6. Державна служба: організаційно-правові основи і шляхи розвитку /За заг. ред. проф. В. Б. Авер'янова. - К.: Вид. дім «ІнЮре», 1999.-272 с.

7. Оболенський О. Навчання державного службовця як складова його професійної діяльності // Вісник Укр. Акад. держ. упр. При Президентові України. - 1999. -№ 3. - С. 35-41.

 <-- До розділу СТОРІНКА МАЙБУТНІХ ДЕРЖСЛУЖБОВЦІВ

http://www.anodonta.com.ua